1目的
对质量、职业健康安全管理体系运行记录予以控制，以提供质量管理体系、职业健康安全管理体系符合要求和有效运行的证据。
2适用范围
适用云南文山电力股份有限公司（以下简称“公司”）质量管理体系、职业健康安全管理体系运行记录的控制。
3职责
3.1安全生产技术部
负责质量管理归口管理记录；
3.2办公室
保存和管理归档记录。
3.3各部门
负责职责范围内记录的产生、分发和保存，管理本部门有关记录。
3.4分公司的记录控制和项目部负责所在工程项目的记录控制，按照管理体系文件规定，及时形成记录并报公司有关责任部门和自己保存管理。
4 术语和缩写
记录：是为已完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件资料；是对当前实物的陈述，不能进行修改。可分为产品记录和体系记录。
5 工作程序
5.1记录形式
5.1.1在现阶段，记录应以纸为载体为主。电子版的记录只应作为辅助形式，适用于相对不重要的记录，如文件目录。
5.1.2同一记录，当以纸为载体的记录与电子版的记录同时存在时，将以纸为载体的记录作为正本。
5.2记录的编号规定
编号以结构简练、含义明确，便于管理检索和避免重复为原则。记录的编号按WSDL/GDO1-2006《文件和记录编号规定》执行。
5.3记录内容与要求
5.3.1记录人应准确记录，对记录的真实性、准确性和完整性负责。
5.3.2当记录有审核、批准要求时，必须按要求审批签字后，记录方能生效。
5.3.3记录不得随意涂改，记录人在记录现场因纠正笔误等正当原因需对记录进行更改时，需签章或签字。
5.3.4记录丢失不得随意补办，补办需有原始依据。
5.3.5记录应保存页面清晰、字迹清楚，以便识别。
5.3.6电子版记录，可由记录人、审核人分别加密。
5.4记录编号要求
5.4.1记录应以唯一性的编号（每一记录均应编顺序号）予以标识，以便识别、检索、查阅和追溯。
5.4.2销售合同、客户招标文件、与客户来往文电等经营文件及相关方提供的职业健康安全记录，执行原记录编号。需要时可加编收文顺序号。
5.5记录格式
5.5.1当质量职业健康安全管理手册、程序或作业文件中，对记录的格式作出规定时，按其规定执行。
5.5.2当质量职业健康安全管理手册、程序或作业文件中，未对记录的格式作出规定时，由记录部门自行规定。
5.6记录的保存期
5.6.1与职业健康安全绩效有关的记录，自记录之日起保存期为5年；有关安全事故处理记录保存期为10年；与质量、职业健康安全管理体系运行有关的记录，如内审计划、不符合报告，保存期为3年。
5.6.2政府有关部门、行业、上级组织对质量、职业健康安全记录的保存期另有规定时，按其规定执行。
5.7记录传递、交接
5.7.1记录应按程序或记录表格所示传递路径，及时传递和归档。需要时，应填写《文件、记录交接登记表》(R4.2.3-05)，由接收人签收。
5.7.2外来质量、职业健康安全记录，由接收部门接收、清点并填写
《文件、记录交接登记表》(R4.2.3-05)及时传递和归档。
5.8记录的管理
5.8.1除非经管理者代表批准，记录原件不得外借。
5.8.2查阅记录、领取记录复印件，申请人应填写《记录借阅登记表》(R4.2.4-01)，经记录归口管理部门负责人批准。
5.8.3来自供方的记录，视同本公司的记录予以管理。
5.8.5记录应妥善保管在防火、防水、防霉、防盗的场所，不得丢失和损坏。
5.8.6电子版记录保管职业健康安全，应避免强外磁场的干扰。电子版记录的管理，按WSDL/P04-2006《MIS系统控制程序》的规定执行。
5.9记录的归档
5.9.1记录应适时交办公室归档：
a）质量记录，在当年年末或次年初整理好归档；
b）职业健康安全记录，每年末或次年初三个月内归档。
5.9.2电子版记录，应以软盘、光盘、磁带等硬拷贝形式归档。
5.9.3记录归档，应由办公室填写《文件、记录交接登记表》(R4.2.3-05)。
5.9.4质量记录、职业健康安全记录归档后，应由办公室分别整理、分类、编目。以便检索和查询。
5.9.5记录归档及管理，按WSDL/GD01-2006《档案管理规定》执行。
5.10记录的销毁
5.10.1记录保存期满，应由办公室主任确认其是否确无保存价值。
a）当确认其是尚有保存价值时，重新确定其保存期，继续保存；
b）当确认其确无保存价值时，应予销毁。
5.10.2作废记录的销毁，应经记录归口管理部门负责人批准，在《文件销毁登记表》(R4.2.3-07)中登记，经销毁人、监销人实施并签字确认。
5.11由办公室保存本程序第8、9条款所列记录。
5.12本程序为质量、职业健康安全管理体系共用。
6引用文件
6.1WSDL/GD01-2006《档案管理规定》；
6.2WSDL/P04-2006《MIS系统控制程序》；
6.3WSDL/GDO1-2006《文件和记录编号规定》。
7支持文件
8记录
8.1《记录借阅登记表》(R4.2.4-01)。
9引用记录
9.1《文件、记录交接登记表》(R4.2.3-05)；
9.2《文件销毁登记表》(R4.2.3-07)。
本文关键字：记录 文山电力 电工管理制度，电工技术 - 电工管理制度
