为了加强分公司库藏档案和资料的管理和提供利用，确保档案的完整与安全，使现存档案、资料更好地为分公司的各项工作服务，根据上级有关规定及本分公司的具体情况制定本规定。
1.凡本分公司的职工持单位盖章的借阅证均可要求借阅档案、资料。外单位人员查阅本分公司档案，须持所在单位的介绍信，并经本分公司办公室主任批准后方可查阅。
2.查阅档案、资料人员，查阅后要认真填写档案利用效果登记。
3.查阅保密档案，需分公司办公室主任批准，档案人员要严格控制被批准的查阅范围。
4.因工作需要复制档案内容，必须经分公司办公室主任批准并办理复制手续后，由档案人员进行复制。
5.利用者借阅档案，不得损坏、勾划、删改、加注、拆页等。借出的档案不准转借他人，借阅人必须妥善保管，防止丢失和泄密。如遇丢失，要及时写出丢失报告，在没有做出处理前停止借阅。
6.凡调出、离退以及较长时间外出工作、学习的人员，离前必须归还全部所借档案、资料。否则不能办理调离手续。
7.文书、音像档案一般只允许在档案室查阅，科技档案及资料可以借出，但期限不得超过半个月，逾期不能归还者，需到档案室办理续借手续。对特殊情况需较长时间利用的要经主管领导批准，但年末要将所借档案交到档案室进行清点、核对后重新借出。对长期借阅档案不归还，又不说明原因，不办理续借手续的，档案人员要通知借阅部门负责人负责催还，否则对其整个部门暂停借阅。并严格按经济责任制考核办法执行。
8.借阅财务档案，必须持有财务科盖章的借阅证，以此证明已经财务科长批准。
9.档案人员和借阅人员对借出和归还的档案，要当面进行清点、核对后签字。每年十二月底，档案人员要对全年借出的档案、资料进行清点、催还。如利用者工作需要，可重新办理续借手续。
10.各部门人员利用计算机查阅档案信息，必须严格管理好本部门或人员使用的密码，不得随意向他人提供。
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