5．4．2．2．6 公文中的数字，除成文时间、结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语等必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码字。
5．4．2．2．7 必须使用国家法定的计量单位。
5．4．2．2．8 用词用字准确、规范。文内使用简称时，应先用全称，并注明简称。使用英文字母缩写时，应先用中文全称，并注明英文缩写。
5．4．2．2．9 主送、抄送单位的名称应写全称。
5．4．2．2．10 文稿涉及的有关文件、资料和附件要附齐全。
5．4．2．3 会签：凡涉及两个及以上部门的问题，由主办部门负责与其他部门商洽、会签。
5．4．2．4 核稿
5．4．2．4．1 部门负责人对文稿进行初审后送总经理工作部核稿。
5．4．2．4．2 总经理工作部应认真做好核稿工作，保证公文质量。核稿的重点是：是否需要行文；文中提出的要求和措施是否明确具体、切实可行；涉及其他部门的问题是否已商洽、会签；公文内容、文字表述、文种选择、公文格式等是否符合本标准的规定。
5．4．2．4．3 总经理工作部对不符合规范的文稿应及时退还拟稿部门重拟。
5．4．2．5 签发
5．4．2．5．1 一般发文，按分工由公司分管领导签发。发文内容若涉及两位及以上公司分管领导的，应由有关领导会签。
5．4．2．5．2 公司信函、贺电、唁电等，可由公司领导授权总经理工作部主任代签。
5．4．2．5．3 公司领导签发文件，应签在发文稿纸的相应位置上。
5．4．2．5．4 已经公司领导签发的文稿，如需改动，须经原签发的领导同意。
5．4．2．5．5 审批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。
5．4．2．6 校对 缮印
5．4．2．6．1 文件的校对由拟稿人负责。
5．4．2．6．2 缮印公文，要求准确、迅速、整洁、美观，并符合公文格式的要求。
5．4．2．6．3 严格控制文件的印刷份数，未经批准，不得增加。
5．4．2．7 用印
5．4．2．7．1 盖印必须清楚、端正，上不压文，骑年盖月。
5．4．2．7．2 公司用印必须与署名一致。
5．4．2．8 封发
5．4．2．8．1 公文从签发到封发，一般不超过2天（遇休息日顺延），急件随时办理。
5．4．2．8．2 公文封发前，文书应认真检查文件的份数是否正确，主、附件是否齐全，是否漏盖印章，主、抄送单位有否错漏，文件固定版头与发文机关是否一致，以防差错。
5．4．3 上级单位标有密级的公文，除绝密和注明不准翻印的以外，经公司领导或总经理工作部主任批准后，可以翻印。翻印件应同正式文件一样管理。翻印时，要注明翻印部门、时间、份数和印发范围。
5．4．4 明码电报由总经理工作部签收，集中分办和管理。属于需要办复的电报，应及时呈公司领导阅示后，送主办部门办理。急电随到随办，不得积压。
5．5 公文立卷 销毁
5．5．1 公文办完后，根据公司档案管理标准的规定，及时将公文的底稿、正本和有关材料整理，按公文的相互关系、特征和保存价值分类立卷，并应于次年上半年内向公司档案室移交归档。
5．5．2 公文归档，应保证档案的齐全、完整，能正确反映公司的主要工作情况，以便档案的开发和利用。具有长期或永久保存价值的电子文件，如没有纸质拷贝件的，必须制成纸质文件。归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件一并归档。
5．5．3 公文复制件作为正式文件使用时，应当盖有复制单位证明章，视同正式文件妥善保管。
5．5．4 任何部门和个人不得分散保管或私自保存应归档的文件材料，更不允许任意转移或销毁。
5．5．5 按规定不需要归档和没有存查价值的公文，经过鉴别和公司分管领导批准后，可定期销毁。销毁有密级的公文，必须进行登记，按规定程序审批后，方可销毁。公文销毁应由专人负责，并有专人监督。
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