5.12.2外来文件应由其使用部门申请，分别按本程序5.5和5.9条款规定，
审批其适用性和发放范围。
5.13文件管理
5.13.1文件原件归档
5.13.1.1记录文件审批过程的追踪更改的文件原件，由公司办公室适时归档管理。
5.13.1.2 文件归档及管理，按WSDL/GD-BG01-2006《档案管理规定》执行。
5.13.1.3电子版文件原件归档，保存计算机软盘或光盘。可由文件编写人、批准人加密。
5.13.1.4公司办公室将归档文件登录于《文件、记录交接登记表》(R4.2.3-05)，并将归档文件进行分类、编目、规定保存期，并妥善保存和管理。
5.13.1.5文件原件非经公司总经理批准，不得外借。
5.13.2往来文件登记
公司办公室和各部门应建立《往来文件登记表》(R4.2.3-06)，记录与外部沟通的往来文件、传真、电报、信函及领用人或发件人。
5.13.3文件目录
各部门应建立接受文件目录，并适时更新。
5.13.4文件补领
由文件归口管理部门参照《文件发放审批表》(R4.2.3-03)所列发放范围执行，并按本程序5.10条款规定办理发放手续。
5.13.5文件保管
5.13.5.1文件应妥善保管，不得遗失。
5.13.5.2电子版文件应有2份备份，并造册登记。
5.13.5.3文件应保管在适宜的防火、防潮、防盗的场所。保存电子版文件的软盘、光盘、U盘，应远离强磁场。
5.13.6作废(失效)文件销毁
作废(失效)文件销毁，应经文件归口管理部门负责人批准，在《文件销毁登记表》(R4.2.3-07)中登记，并经销毁人、监销人实施并签字确认。
5.14由安全生产技术部保存本程序第8条款所列记录。
5.15由办公室保存归档文件
5.16本程序为质量、职业健康安全管理体系共用。
6引用文件
6.1 WSDL/M01-2006《质量职业健康安全管理手册》；
6.2 WSDL/P02-2006《记录控制程序》；
6.3 WSDL/GD-AJ02-2006《红头文件审批管理规定》；
6.4 WSDL/P04-2006《MIS系统控制程序》。
支持文件
7.1 WSDL/GD-BG01-2006《档案管理规定》；
7.2 WSDL/GD01-2006《文件和记录编号规定》。
8 记录
8.1《文件评审记录表》(R4.2.3-01)；
8.2《文件更改审批表》(R4.2.3-02)；
8.3《文件发放审批表》(R4.2.3-03)；
8.4《文件发放登记表》(R4.2.3-04)；
8.5《文件、记录交接登记表》(R4.2.3-05)；
8.6《往来文件登记表》(R4.2.3-06)；
8.7《文件销毁登记表》(R4.2.3-07)。
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