为了确保传真机发信、收信和复印文件达到最佳质量，应注意下列事项：
(1)传真机安装位置十分重要，应避免受到阳光直射和热辐射，勿将机器置于潮湿、灰尘多的环境，环境温度应保持在5℃～35℃，相对湿度在75%—85%范围内。
(2)不要把传真机安装在有震动和不稳固的地方以及冷、暖机附近。
(3)使用单独的电源插座，尽量不与噪声大的机器例如空调、打字机等易产生噪声的机器共用一个插座，以免干扰传真机接收和发送信件的质量。
(4)传送和复印文件前，必须将附于文件上的回型针和钉书钉等坚硬物除去。
(5)切勿发送和复印过厚的文件以及被弄湿的文件。
(6)为了安全，在遇有闪电、雷雨时，传真机宜暂停使用，并且拔去电源及电话线，以免雷击造成传真机的损坏。
(7)要防止水或化学液体流入传真机，以免损坏电路及器件。
(8)经常使用柔软的干布清洁机器，保持传真机的清洁，特别是扫描部分如CCD或CIS以及感热记录头(TPH)，只能用干净的布或镜头纸清洁，切忌直接用手或不洁布、纸去擦除。
(9)记录纸不要长期暴露在阳光或紫外线下，以免记录纸逐渐褪色，造成复印或接收的文件不清晰。
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